Trello
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Trello è una digitale, cioè uno strumento per la visualizzazione del flusso di lavoro che consente ai team di progredire insieme per il raggiungimento dei propri obiettivi.
Le board sono attualmente divise per Cerchi.
La guida è responsabile di creare la board del proprio cerchio seguendo il processo codificato.
La scriba si occupa dell’aggiornamento della board.
Le board hanno almeno 6 colonne:
Link utili, dove inserire tutti i link utili per il cerchio;
Politiche, dove inserire le politiche e le scadenze delle politiche del cerchio;
Scaffale, dove inserire le task che si vorrebbero svolgere ma ancora non sono mature per entrare nel flusso di lavorazione;
Da fare, dove si mettono le task che il cerchio reputa importante lavorare;
Facendo, dove si assegnano, si stabiliscono le scadenze e si taggano le task che una persona del cerchio sta svolgendo;
Fatte, dove si posizionano le task una volta concluse.
Oltre a queste colonne di base, che valgono per tutte le board, ogni cerchio può aggiungere alcune colonne per facilitare il proprio lavoro (come ad esempio Macroprogetti nel Cerchio Progetti, o Aree Operative nel Cerchio Cura).
È necessario scrivere una descrizione all’interno di ogni card.
Trello è uno strumento, ma non è funzionale senza un processo solido di lavoro collettivo: per questo motivo si invita ogni cerchio di progetto a fissare riunioni periodiche all’interno delle quali revisionare le task concluse, assegnarsi e prioritizzare nuove task.
È importante che le card siano più granulari possibili (con piccole attività e gestibili in poco tempo) in modo tale che possano essere risolte velocemente e non si crei una colonna del “Facendo” intasata.
Le task operative vanno assegnate in modo chiaro alla persona che ha il mandato di svolgerle: nel caso di più persone su una stessa task, andrà inserita una checklist con le attività individuali.
Se si aggiunge una checklist, la scadenza della card corrisponde alla scadenza più prossima nella checklist.